Üks-ühele koosoleku müüdid
Juhi töö efektiivsus sõltub sellest, kui palju tal on olulist informatsiooni ning kuidas ta seda kasutada oskab. Tegelikult on üks-ühele koosolekud kõige efektiivsemad võimalused informatsiooni kogumiseks ja jagamiseks. Siinkohal annavad koosolekud väga palju muudki infot. Jälgi juhina inimeste kehahoiakut, miimikat, istumisasendit, istumiskohta, nende tegevust koosoleku ajal, kuidas nad sõna võtavad ja milline on nende suhtumine teistesse. Järgnevalt toon välja mõned üks-ühele koosoleku müüdid.
Tiimi, osakonna, struktuuriüksuse juhtimisel on olulised kolm kohtumist, mis kõik täidavad oma kindlat rolli ja neil on kindel funktsioon. Tiimikoosolek on regulaarne, soovituslikult iganädalane, koosolek, kus kõik annavad ülevaate oma tegemistest. Seal käsitletakse teemasid, mis kõiki puudutab, süvenemata täpsetesse nüanssidesse või arutamata protseduurilisi asju. Tiimikoosolek annab juhile võimaluse edastada korraga sama infot tervele tiimile. Teine oluline kohtumine on töötajate arenguvestlused, mis toimuvad üldjuhul üks või kaks korda aastas. Arenguvestlus on juba pikem ja seal on fookuses töötaja areng ja tegevus organisatsioonis. Koos juhiga vaadatakse üle nii organisatsiooni kui ka töötaja eesmärgid, töötaja arenguvõimalused ja perspektiiv organisatsioonis. Tahes tahtmata võib selguda, et töötaja ja organisatsiooni eesmärgid on sedavõrd erinevad, et võib olla oleks parem „sõpradena“ lahku minna. Üks-ühele koosolek teenib kahte eesmärki. Esiteks on see võimalus luua usalduslik suhe töötaja ja juhi vahel. Teiseks annab see juhile hea ülevaate olukorrast. Lisaks tööülesannete seisule saab juht näiteks vihjeid probleemidest ja läbipõlemisest ning aegsasti tegutsema hakata.
Kahjuks on kõigi nende koosolekute kohta levinud palju müüte, mis ei ole seotud kohtumiste endaga, vaid ennekõike nende lohakas läbiviimises või teadmatusest. Vaataks peamisi müüte. Üks-ühele koosolekute kohta on levimas erinevaid seisukohti ja läbiviimise viise, mis ei ole tegelikult kuidagi seotud selle tegeliku ideega. Järgnevalt toon välja 5 levinumat seisukohta.
1. Üks-ühele koosolek on alternatiiv arenguvestlusele või selle asendus kaasajal
Arenguvestlusi peetakse iganenud nähtusteks, sest neid püütakse võimalikult formaalseks teha pikkade küsimustikega. Seetõttu venivad arenguvestlused pikaks ja enamus aega kulub küsimustiku täitmisele. Lõpuks ei kasuta kogutud informatsiooni keegi.
Arenguvestlus on oma ideelt vestlus, kus pannakse paika töötaja eesmärgid ja arenguvõimalused järgmiseks aastaks, pooleks aastaks või kokkulepitud perioodiks. See on oluline. Arenguvestlus on justkui töötaja aastaplaan, mida ta saavutada tahab ja mida temalt organisatsioon ootab. Samuti pannakse paika meetmed, mida organisatsioon peab rakendama, et töötaja eesmärgid saavutaks. Ideaalis on arenguvestlusel 4-6 küsimust ainult, millele töötaja ja juht püüavad leida vastused. Kogu vestlus peakski käima nende küsimuste ümber ja andma vajaliku informatsiooni. Kui organisatsioon on teinud arenguvestlusest tüütu tegevuse, siis tuleks see ümber teha nii, et see teeniks oma eesmärki. Üks-ühele koosolek on töövahend, mis võimaldab juhil reageerida nüüd ja praegu probleemidele, olla toeks töötajale. Tänu sellele operatiivsusele on võimalik luua usalduslik õhkkond ja juht saab suurepärase ülevaate mitte ainult töötaja tegemistest vaid ka tema emotsionaalsest olukorrast. Seega ei ole üks-ühele koosolek ei moodne arenguvestlus ega alternatiiv arenguvestlusele.
2. Üks-ühele koosoleku pikkus sõltub inimeste tööülesannetest ning võib olla ka kuni 1,5 tundi pikk
Üks-ühele koosolekul on olemas range formaat ja sellel on mitmeid olulisi põhjusi. Esiteks on üks-ühele koosolekul paigas kindel formaat ja seda põhjusega. Alustab töötaja, seejärel räägib juht ja lõpetuseks tehakse plaanid järgmise kohtumiseni. Ja see kõik peab mahtuma 30 minuti sisse, kus iga osa jaoks on 10 minutit. 30 minuti jooksul jõuab kõik ära räägitud, sest keskendutakse ainult sellele, mis on muutunud eelmisest kohtumisest ja mis ootab ees järgmise kohtumiseni. Kui on vaja rohkem aega, siis tuleb rakendada juhtimise teisi põhimõtteid – kas teemad prioritiseerida või teha eraldi kohtumine. Enamasti piisab prioritiseerimisest, ehk kas plaanitud teemad tuleb just sellel koosolekul läbi käia või mõni teema võib oodata järgmise kohtumiseni. Kui mõni teema nõuab suuremat tähelepanu, siis on mõttekas selleks võtta eraldi aeg. Lisaks on 30minutilistele koosolekutele võimalik palju paremini leida aega.
3. Üks-ühele koosoleku optimaalne sagedus on 1 kord kuus
Üks kord kuus on viimane miinimum, mille jooksul koosolekuid tehakse. Parim variant on iganädalaselt või siis kord kahe nädala jooksul. Sellel on ka kaks praktilist põhjust. Esiteks ühe kuni kahe nädala lõikes on tegemiste hulk sedavõrd väike, et nende käsitlemine mahub probleemideta 30 minuti hulka. Mida pikem on vahe üks-ühele koosolekute vahel, seda rohkem on teemasid laual. Aga üks-ühele koosolek peab aitama lahendada ka jooksvaid probleeme või neid aitama neid ennetada. Tihedamatel kohtumistel tekib ka kiiremini usalduslik õhkkond.
Loomulikult tuleb siin arvestada ka ajakulu. Aluseks võiks võtta arvestuse, et juhil ei kulu nädalas üks-ühele koosolekutele rohkem kui 3 tundi, sest selleks ettevalmistumine ja järeltegevusteks kulub ka aeg. Seega kui on tiimis kuni 6 inimest, siis võiksid üks-ühele koosolekud olla iganädalased. Suurema arvu töötajate korral iga kahe nädala tagant. Kui tiimid on suuremad kui 12 inimest, siis tuleks mõelda kõrgemal juhtkonnal struktuuri optimeerimisele. Siin hakkab mängima juhtimisteooria ja -psühholoogia. Üks inimene suudab juhi funktsioonis ära hallata maksimaalselt 12 inimest.
4. Vajadusel võib teha üks-ühele koosolekust memo
Tegelikult on iga kohtumise lahutamatuks osaks memo. Ka üks-ühele koosolek ei tohi lõppeda ilma memota. See ei pea olema stenogramm vestlusest, vaid memosse pannakse kirja kokkulepped, otsused ja tähtajad. Kirjalik memo aitab hiljem vältida möödarääkimisi ning annab juhile ka olulist informatsiooni tiimi töö korraldamisel. Kui tiimile peaks tulema korraga mingi erakorraline ülesanne, siis tänu üks-ühele koosolekute tulemustele saab ta kohe kindlaks teha, kellel on selle ülesande jaoks aega. Kui memot pole, siis peab juht kõike meeles pidama ja kahjuks kipub meil kõigil kiiretel aegadel mõned olulisemad infokillud kaotsi minema. Palju lihtsam on visata korraks pilt töötaja viimasele üks-ühele koosoleku memole ja juht saab selge ülevaate tema tegemistest ja koormusest.
5. Üks-ühele koosolekute ajad loksuvad aja jooksul paika
Palju kohtab väiteid, et üks-ühele koosolekute toimumisajad loksuvad aja jooksul paika. Üks-ühele koosoleku esmaseks ülesandeks on usalduse loomine juhi ja töötaja vahel. Seetõttu tuleb üks-ühele koosolekuid pidama regulaarselt ning kindlatel aegadel pikema perioodi vältel. Toimumisaegade muutmine on äärmine meede. Veel suurem patt on selle ärajätmine ilma alternatiivse aja pakkumiseta.
Miks see nii oluline on? Juhina tean, et on keeruline leida mõnikord aega olulisteks koosolekuteks, kuid juhi jaoks ei saa olla midagi tähtsamat kui tema töötaja. Seega üks-ühele koosoleku aja paikapanek ja sellest kokkuleppest kinnipidamine on töötajale märk, et juht temast tõesti hoolib. Lõpptulemusena hakkab ka töötaja neid kohtumisi hindama ja väärtustama ning ka ootama.
Uskumatuna võib tunduda, aga regulaarsed 30minutilised üks-ühele koosolekud tõstavad töötajate pühendumust ja tööviljakust. Nad hakkavad ennast tundma osana organisatsioonist ja on valmis toetama juhti ka rasketel aegadel. Enamgi veel üks-ühele koosolekutega on võimalik ennetada ja ka kiiresti lahendada probleeme ning pingeid.
Nii nagu on puusepal erinevateks töödeks erinevad töövahendid, nii on ka juhil palju töövahendeid. Küsimus on ennekõike töövõtetes ja tõelisel meistril on see selge. Meister kasutab oskuslikult igaks tööks just sobivat vahendit.