Kommunikatsioon on iga organisatsiooni toimimise tuum. Juhtide ja töötajate omavaheline selge ja struktureeritud infovahetus on kriitilise tähtsusega, et tagada sujuv töökorraldus ja vältida segadust. Üks peamisi vigu, mida organisatsioonid sageli teevad, on ühese kommunikatsioonireeglistiku puudumine või selle eiramine. See võib viia tõsiste probleemideni nagu segadus, möödarääkimine ja juhtide autoriteedi õõnestamine. Kriitilise tähtsusega on kokkulepetest kinnipidamine ja seda nii töötajate kui ka erineva taseme juhtide poolt. Ei saa olla, et töötajad ja esmatasandi juhid lähtuvad kokkulepetest, kuid tippjuhid eiravad neid ning edastavad olulist informatsiooni otse töötajatele ilma nende juhti eelnevalt teavitamata.

Kommunikatsiooni ühtne korraldus aitab kaasa organisatsiooni efektiivsele toimimisele. Selged suhtluskanalid tagavad, et info jõuab kiiresti ja õigeaegselt õigete inimesteni. See vähendab informatsiooni dubleerimist või informatsiooni otsimist, mis omakorda parandab tööviljakust ja efektiivsust. Kui töötajad teavad, kust vajalikku infot leida ja kuidas oma muredega juhtkonna poole pöörduda, on nad toimuvaga kursis ja tunnevad ennast toetatuna. See omakorda suurendab motivatsiooni ja tööga rahulolu. Selged reeglid aitavad vältida arusaamatusi ja konflikte. Töötajad teavad, kellelt ja kuidas küsida ning juhid saavad kindlad olla, et info on korrektselt edastatud. Kui töötajad teavad, et saavad oma juhilt alati vajalikku infot ja tuge, usaldavad nad teda ja hindavad tema autoriteeti. See omakorda loob lojaalse ja toetava töökeskkonna.

Gallupi uuringu kohaselt hea kommunikatsioonikultuuriga organisatsioonides on töötajate kaasatus 70% kõrgem võrreldes nendega, kus see puudub. See tähendab, et töötajad on motiveeritud, pühendunud ja rahulolevamad oma tööga. Hea suhtlus aitab kaasa tootlikkuse tõusule kuni 12%. Töötajad teavad oma ülesandeid, kus ja millal abi küsida ning tunnevad end toetatuna, mis omakorda soodustab efektiivset tööd. See kõik kajastub ka klientide rahulolus. Uuringu kohaselt on klientide rahulolu 19% kõrgem organisatsioonides, kus on hea suhtluskultuur.

PwC uuringud näitavad, et ebapiisav suhtlus on peamine põhjus, miks töötajad lahkuvad. Uuringu kohaselt lahkub 50% töötajatest töökohalt just ebapiisava suhtluse tõttu. Iga töötaja lahkumine on aga seotud kuludega. Uuringu kohaselt läheb iga lahkuv töötaja organisatsioonile maksma keskmiselt $33 000. Hästi korraldatud suhtlus aitab maandada riske, mis on seotud ebapiisava informatsiooniga. Näiteks aitab see vältida projektide viivitusi, vigu ja rahulolematuid kliente.

Forresteri uuringu kohaselt aitab efektiivne suhtlus organisatsioonidel säästa aastas miljoneid dollareid. Keskmiselt säästavad ettevõtted kuni $627 000 aastas. Hea suhtlus aitab kaasa müügi ja tulude kasvule. Uuringute järgi kasvavad müügitulud 9% organisatsioonides juba efektiivne suhtluse tulemusel. Hea suhtlus aitab luua innovatsioonikultuuri. Töötajad tunnevad end vabalt oma ideid jagada ja koos töötada lahenduste leidmiseks.

Ühtse kommunikatsiooniplaani loomine on iga eduka organisatsiooni jaoks ülioluline. See aitab tagada sujuva infovoo nii juhtkonna ja töötajate vahel kui ka vastupidi, vähendades segadust ja parandades efektiivsust. Järgnevalt toon välja mõned juhised, mis aitavad parandada suhtlust toetada kommunikatsiooni

Esimesena tuleb väga selgelt paika panna suhtluskanalid. Alustuseks tuleb kaardistada erinevad info tüübid, mida organisatsioonis edastatakse. See hõlmab igapäevaseid teateid, olulisi uuendusi, projektijuhtimise teavet, tagasisidet ja muud. Seejärel valida sobivaimad kanalid. Iga info tüübi jaoks tuleks valida sobivad suhtluskanalid. Näiteks igapäevaseid teateid on mõtekas edastada kas e-posti teel või organisatsiooni siseportaali kaudu. Kiireloomulist informatsioon tuleks edastada kindlasti e-posti teel või telefonitsi. Olulised muutused või uuendused jõuavad sihtgrupini kõige paremini koosolekute kaudu. Projektijuhtimise info edastamiseks on hea kasutada näiteks projektijuhtimise tarkvara või meeskonna tööriistu. Iga kanali valimisel on oluline arvestada sihtrühmaga. Näiteks eelistavad vanemad töötajad võib-olla e-kirja, samas kui noorem generatsioon eelistab suhtlusplatvorme. Igal juhul tuleb tagada ligipääsetavus. Veendu, et kõik valitud kanalid on töötajatele ligipääsetavad ja kasutamisel lihtsad.

Teine oluline tegur efektiivse suhtluse tagamiseks on ühtsete reeglite kehtestamine. Loo selged juhised iga kanali kasutamise kohta. See hõlmab vastuseid järgmistele küsimustele:

• Kes jagab millise kanali kaudu infot?

• Millal ja kuidas kasutada kanaleid?

• Millist tooni ja formaati peab iga kanali puhul kasutama?

• Kuidas edastavad töötajad küsimusi ja kuidas antakse neile tagasisidet?

Määra kindlaks, kes vastutab iga kanali haldamise ja sisu modereerimise eest. Kehtesta eeskirjad konfidentsiaalsuse ja privaatsuse kohta. Veendu, et kõik suhtluskanalid oleksid vastavuses organisatsiooni konfidentsiaalsuse ja privaatsuse eeskirjadega.

Oluline on ka koolitada töötajaid. Tutvusta uut kommunikatsiooniplaani kõigile töötajatele. Selgita selle eesmärki, eeliseid ja reeglite süsteemi. Paku koolitust erinevate suhtluskanalite kasutamise kohta, sealhulgas funktsioonide, etikettide ja parimate tavade kohta. Julgusta töötajaid aktiivselt osalema uues kommunikatsiooniplaanis. Taga, et nad tunnevad end mugavalt küsimuste esitamise ja tagasiside andmisega.

Loomulikult ei ole iga plaan 100% täiuslik, mistõttu tuleb olukorda jälgida ja kohandada. Jälgi suhtluse aktiivsust erinevates kanalites. See aitab sinul hinnata, kas plaan toimib efektiivselt ja kas kõik kanalid on vajalikud. Korralda regulaarselt küsitlusi ja kasuta fookusgruppe, et saada töötajatelt tagasisidet uue kommunikatsiooniplaani kohta. Tee vajadusel kohandusi reeglites, kanalites ja koolituses, et tagada sujuv ja efektiivne plaani toimimine.

Ühtne kommunikatsiooniplaan on iga eduka organisatsiooni alus. See aitab parandada efektiivsust, motiveerida töötajaid, vähendada konflikte ja tugevdada juhi autoriteeti. Investeerides selgesse suhtlusse, investeerite oma organisatsiooni tulevikku.