Kõige kurvem on täna tõdemus, et me tegeleme üha enam probleemide mitte nende põhjustega. Paljude arvates on pikkade koosolekute põhjuseks inimeste soov rääkida ja seetõttu peaks seda piirama. Aga olgem ausad. Inimene on sotsiaalne olend ja ta vajab suhtlemist. Aga mis meil täna toimub? Kaugtöö ja kodukontor on muutunud suurepäraseks võimaluseks, kuidas piltlikult muuta töötajate töötamine mugavaks. Olgem ausad, ka organisatsioonid saavad siit mõningase raha kokku hoida. Aga sellel mugavusel on ka teine pool, millest ei räägita. Kui kõik on nüüd omas nurgas kõrvaklapid peas või istuvad üksi kodukontoris, siis on koosolekud ainsad võimalused, kus ennast välja elada ja oma ideid esitleda. Nii kujunevadki koosolekut tihti mokalaadaks ja vestlused lähevad sisult kaugele plaanitud teemast.

Sellises olukorras ei ole kasu jutustamise piiramiseks füüsilistest ega muudest meetmetest. Kujuta nüüd ette jalutuskoosolekut, kus on vaja arutada tööalaseid teemasid. Üldiselt on keeruline leida jalutamiseks õues kohta, kus keegi ei kuule juttu ka juhuslikult. Erandiks on olukord, kus kõik jalutavad ringi samas koosolekuruumis. Õues jalutuskoosolekut tehes peab kogu aeg jälgima, kas midagi võib öelda või mitte, sest keegi võõras võib kuulda ja siis võib tekkida jama. Alternatiiv on konstateerida fakti, et mingit teemat arutatakse hiljem kontoris. Kas see on lahendus ja ajavõit? Vist mitte. Lisaks kujutab keegi ette, kuidas koosolekut protokollitakse? Keegi kõnnib ja üritab kogu aeg märkmeid teha. Jah, on võimalik vestlus salvestada ja salvestuse põhjal teha protokoll. Kas see on ajavõit? Lõpuks jalutatakse tunnike värskes õhus ja peale seda algab üks emailide vahetus ja järeltöö, mis kulutab oluliselt rohkem aega.

Piirata koosolekut füüsiliste tegevustega. Ehk kui tahad rääkida, siis võtad plank-asendi. See võib olla lõbus vaatepilt, kui osakonnajuhid on kõhuli koosolekuruumis ja üritavad aastaplaani arutada. Ja nüüd peab näiteks finantsjuht andma ülevaate olukorrast, mis ei ole paari minuti teema. Või kükkide tegemine enne sõnavõttu. Emotsionaalne vaatepilt, kuidas kolleeg teeb enne igat seisukohavõttu 10 kükki. Aga kui võtmeisikul on meditsiiniliselt kükid vastunäidustatud, siis ta ei saagi sõna võtta!!! Ehk inimesed kaaluvad, kas olla plank-asendis ja teha kükke või olla koosolekul vait ja edastada info hiljem emaili teel. Tõenäoliselt valitakse viimane versioon ja kulutatakse tunde emaili teel mõtete jagamisele.

Tagatipuks võtetakse vastu otsus, et hakatakse veel koosolekute pikkust või arvu piirama. Jah ideaalne, kui võetakse vastu otsus, et koosolekud võivad olla maksimaalselt 30 minutit pikad ja päevas või nädalas võib olla maksimaalselt kindel arv koosolekuid. Kas see on lahendus? Isiklikult tean, et koosolekute pikkuse piiramine ei kesta kaua. Ja selle reegli vastu hakkavad esimesena eksima otsuse vastuvõtjad ise. Koosolekute arvu piiramine suunab infovahetuse elektroonilise suhtluse kanalile ja see võtab palju rohkem aega, kui silmast-silma kohtumised.

Me võime mõelda igasuguseid lahendusi, kuid eelpoolmainitud on enamasti valdkonnast, kus luumurdu proovitakse ravida valuvaigistitega. Probleem on mujal ja seda ei taha paljud tunnistada. Kui koosolekud venivad pikaks ja seal on palju teemavälist jutuajamist, siis on see tegelikult selge märk, et on eksitud koosolekute kuue kuldreegli vastu.

Kui koosolekul puudub SELGE EESMÄRK, siis räägitaksegi kõigest, mis teema raames meelde tuleb. Seejuures peab koosoleku juht väga selgelt mõistma, et eesmärk peab olema ka saavutatav. Lisaks võiks mõelda, kas soovitud eesmärgi saavutamiseks on vaja teha koosolekut? Äkki korjaks ideid teisel viisil ja siis vaadatakse need koosolekul üle. Teiseks probleemiks on OODATAVA TULEMUSE puudumine. Koosolekul osalejad ei tea täpselt, mis peab koosoleku lõpus valmis olema või millist otsust oodatakse. Kolmandaks põhjuseks on SELGE KOOSOLEKU KAVA puudumine. See on eelduseks, et ei tekiks lihtsalt läbisegi rääkimist või teemadest möödarääkimist. Koosolekud muutuvad palju efektiivsemaks, kui OSALEJAD ON ETTEVALMISTATUD. Kui on näha, et osalejad tulevad koosolekule ja nad pole materjalidega tutvunud või omapoolse kodutöö on jätnud tegemata, siis ei ole mõtet ka aega raisata. Kõige mõttekam on kuulata ära ettevalmistunud osalejad ja teistega leppida kokku eraldi aeg. See aitab kokku hoida aega ja järgmine kord on kõik ettevalmistatud. Viies oluline eduka koosoleku võtmetegur on VAJALIK OSALEJASKOND. Ehk koosolekul osalevad ainult need inimesed, kes on vajalikud teema käsitlemiseks. Pole mõtet kutsuda koosolekule inimesi põhimõttel:”Äkki see puudutab teda!” Mida rohkem on koosolekul inimesi, keda teema otseselt ei puuduta või kes ei oma volitust käsitleval teemal midagi otsustama, seda tõenäolisemalt ei jõuta eesmärgini. Ja võtmeteguriks kujuneb ikkagi KOOSOLEKU JUHTIMINE. Kui koosolekul ei ole selget ja järjepidevat juhatajat, kes hoiab arutelu või infovahetuse seatud eesmärgi lainel, siis läheb koosolek käest. Koosoleku juhataja saab ja peab iga hetk sekkuma, kuid keegi läheb oma jutuga teemast kõrvale.

Kokkuvõttes ei päästa mingid nipid koosolekut, kui ei järgita kuut kuldreeglit. Me võime nalja teha ja igasuguseid võtteid kasutada, et piirata inimeste jutustamise soove, aga see ei vii meid eesmärgini. Palju lihtsam on teha efektiivne ja intensiivne koosolek 30 minutiga senise ühe tunni asemel ja kokkuhoitud 30 minutit kasutada kolleegidega jalutamiseks. Efekt on märgatav.