Keskajal kulus käsitöömeistriks saamiseks aastaid. Täna ei kujuta keegi ette, et uue toote selgekssaamine võtab sama aja. Erinevaid tooteid müüvad ettevõtted puutuvad järjest rohkem kokku klientidega, kes vaatavad müügihinna kõrval väga pingsalt toote eluea kulusid. Näiteks üks asi on osta auto, kuid sellega sõitmine tekitab terve rida kõrvalkulusid: kütus, hooldus, remont, kindlustus jne. Teadlik klient paneb kõik need kulud sisuliselt Exceli tabelisse ning vaatab, palju ta selle pealt teenib või mujalt kokku hoida saab. Nagu kõik ettevõtte valdkonnad, nii aitab ka läbimõeldud koolitussüsteem organisatsioonil hoida kokku kulusid. Organisatsiooni ärimudeli ja müügistrateegiaga sünkroniseeritud koolitussüsteem võimaldab säästa kulusid nii endal kui ka klienditel. Eriti puudutab see organisatsioone, mille toodangu kasutamine on keeruline ning nõuab spetsialistidelt head ettevalmistust. Läbimõeldud koolitussüsteem koos tehnoloogia kasutamisega võimaldab hoida kokku pea 50% otseseid ja kaudseid kulusid ning säästa teisi ressursse. Tundub uskumatu, kuid see on võimalik

Organisatsiooni koolitussüsteemi on võimalik üles ehitada nii kuluefektiivselt kui ka ressursse hävitavalt. Peamine küsimus on kogu tegevuse süsteemsuses ja läbimõelduses. Organisatsiooni koolitusi võib vaadelda tõesti kui kulu, kui koolitusi korraldatakse lihtsalt maine pärast. Läbimõeldud ja süsteemne koolitus võimaldab aga teenida tulu. Sisuliselt on võimalik välja arvutada, kui palju tulu teenib ettevõte koolitusele kulutatud summa pealt. Kõige lihtsamaks näiteks on tööviljakuse ja -efektiivsuse tõus, mille tulemusena toodetakse varasemaga võrreldes rohkem toodangut või sõlmitakse rohkem ja kiiremini kliendilepinguid. Teiselt poolt jälle on võimalik välja arvutada koolituse tulemusena saavutatav kulude kokkuhoidu. Koolitatud tehnikud näiteks suudavad seadme paigaldatud kiiremini ning kvaliteetsemalt. Vähenevad paigalduskulud ning ettevõttel on võimalik samade töötajatega rohkem paigaldada. Kvaliteetne paigaldus omakorda võib tähendada, et seade vajab hiljem vähem järelseadistust või ka hooldust. Järjekordselt vähenevad kulud. Igal juhul sõltub organisatsioonist, kas tema koolitussüsteem toetab ettevõtte tegevust ja aitab teenida tulu.

Sõltuvalt toote spetsiifikast vajab klient või partner ikka koolitust, mis on kriitiline tugiteenus nagu kõik muu. Jättes koolituse teisejärguliseks, annab see kohe tagasilöögi nagu puudulik klienditugi, tarne, tootmine jne. Täna on organisatsioonid palju teadlikumad ning neile on oluline mitte niivõrd müügihind kuivõrd toote elueakulud. Juba ostueelses protsessis uuritakse järjest rohkem ka koolitusi ja selle kulusid hiljem. Koolitussüsteemi luues on esmatähtis panna paika koolituse põhimõtted, millele rajatakse kogu hilisem süsteem. Üheks esmaseks küsimuseks on koolituste roll ettevõtte ärimudelis. Kas soovitakse hoida koolituste korraldamine enda käes või anda klientidele või partneritele koolitusõigus. Esimesel juhul säilib 100% kontroll koolituste üle, kuid see nõuab päris korralikku koolitusressurssi nii koolitajate kui ka taristu näol. Ettevõte peab olema valmis koolitama kõiki kliente ja partnereid nende vajadustest lähtuvalt. See ei pruugi olla ebastabiilse müügi või rahvusvahelise müügi korral otstarbekas. Lihtsalt erinevad kulud muutuvad sellisteks kolossaalseteks, et klient või partner ei ole valmis neid kandma ning müük jääb ära. Teise võimalusena on kontrollida ainult edasikoolitajate võrgustikku ning kliendid või partnerid võivad kohalikke tehnikuid ise edasi koolitada. Selle variandi puhul on ettevõtte ainsaks ülesandeks tagada koolitajate koolitus ning vajalike õppematerjalide olemasolu. Siinkohal ei tohi unustada kontrollimomenti, et tagada klientide ja partnerite poolt korraldatavate koolituste kvaliteet. Antud variandi üheks alternatiiviks on regionaalsete koolituskeskuste loomine, kus on loodud vajalik taristu piirkondlike klientidele ja partneritele koolituste läbiviimiseks. Sellisel juhul vähenevad klientide ja partnerite kulud või neid saab jaotada pikema aja peale, mis müüki arvestades võib olla kuluefektiivsem.

Koolitus on üks kulukamaid valdkondi nii toodete müügis kui ka ülalpidamises, kuid läbimõeldud koolitussüsteem aitab ka kulusid kokku hoida või vähemalt neid mõistlikult hajutada. Sõltuvalt toote omapärast, sihtturu spetsiifikast ning loomulikult klientide iseärasustest, saab koolituskulud katta erinevaid viise kasutades. Koolituse tegeliku maksumuse saab kergesti välja arvutada. Samal aja ei tohi arvestamata jätta, et ka kliendil või partneril tekivad koolitusega lisakulud. Enamasti lisanduvad reisimiskulud, mis ei ole kokkuvõttes väikesed, ja saamata jäänud tulu. Koolitusel olevat personali ei saa klient või partner igapäevases töös kasutada, mistõttu mingid tööd jäävad tegemata või suureneb koormus teistele töötajatele. Esimene ja kõige lihtsam variant on müüa koolitust eraldi teenusena. Nii on võimalik kuludest ja tuludest selgel ülevaadet omada, kuid see ei pruugi olla just atraktiivne klientide või partneritele. Teine variant on katta koolituskulud näiteks toodete müügiga. Toote hinnale lisatakse põhjendatud protsent, mis peaks katma koolitustega seotud kulud. Kolmandaks võimaluseks on toote spetsiifikast tulenevalt lisada koolituskulud müügijärgse teenuse hinda, kus koolituskulud kaetakse toote elutsükli jooksul laekuva tuluga. Loomulikult on alati võimalus erinevaid võimalusi omavahel kombineerida ning lisaks standardlahendustele pakkuda klientidele või partneritele sobilikke lahendusi. Kõik sõltub müügitaktikast ning turu perspektiivikusest.  Kui klient või partner ei näe võimalust mõistliku aja jooksul toote kulusid tagasi teenida, siis koolituse kuludega on sama lugu. Kuidas koolituskulud kaetakse ja millisel viisil neid kliendile või partnerile pakutakse, tuleb äriplaaniga paika panna. Oluline on tagada standardpaketid ja võimalikult vähe teha erandeid. Vastasel juhul tekib segadus nii müügis kui ka kulude-tulude arvestamisel. Kõik erandid tuleb tõsiselt läbi rääkida kõigi osapooltega ning see võiks olla ennekõike väike variatsioon ühest kolmest põhivõimalusest. Loomulikult võib välja töötada erinevaid hinnastamise pakette, mis lähtuvad näiteks kliendi spetsiifikast või sihtturu eripärast. Siinkohal tuleb arvestada, et mida rohkem on selliseid erandeid ja pakette, seda keerulisem on neid omakorda hallata.

Neljandaks määravaks teguriks on koolituste korralduslik pool – koolitused ise ja koolitajad. Tihti proovitakse ühte kursusesse panna kogu vajalik informatsiooni, mis teeb koolitused äärmiselt pikaks või ebamõistlikult intensiivseks. Tulemuseks on ülekvalifitseeritud spetsialistid või osalejad ei omanda vajalikud oskused ja teadmised. Seetõttu on oluline alustada kursuste väljatöötamisel pädevustest, mida spetsialist koolitse lõppedes peab teadma ja oskama. Ideaalis on aluseks pädevusmudel, kus on selgelt paigas, milliseid teadmisi ja oskusi üks või teine tegevus nõuab. See aitab luua optimaalse kursuste süsteemi, mis pakub kliendi või partneri töötajatele vajalikud pädevused lähtuvalt nende reaalsetest vajadustest. Pädevusmudel aitab luua kursuseid, mis on omavahel loogiliselt seotud ning toetab töötaja arengut. Parima tulemuse saavutamiseks peavad kursused olema võimalusel standardsed ning võimalikult vähe kohanduma kliendi või partneri eripärale. Kui rajada kogu oma koolitussüsteem puhtalt kohandatud ehk custom-made koolitusele, siis kaob kiiresti ülevaade, millise pädevusega millise kliendi ja partneri spetsialistid on. See omakorda suurendab märkimisväärselt riski, et müüdud tooted ei saa korrektselt paigaldatud või ka hooldatud ja tagajärjeks on kulude suurenemine. Koolitajate arv sõltub jälle suuresti kahest tegurist. Millise koolitusmudeli on organisatsioon valinud (kas koolitab kõiki ise või delegeerib koolituse klientidele/partneritele) ja kui suur on koolitusintensiivsus. Alati tuleb arvestada, et koolitusi ei saa teha liinitööna ning iga koolituse vahele peab jääma veidi vahet kokkuvõtete tegemiseks ja ettevalmistuseks. Lisaks tuleb juurde arvestada puhkused, vajadusel reisikulud ja väikene reservaeg. Seega suures plaanis ei ole mõeldav, et ühes aastas suudaks üks inimene viia läbi rohkem kui 30 nädalat koolitusi. Siis jääb aega nii puhkuseks, enesetäienduseks kui ka koolituste arendamiseks.

Üheks kriitiliseks teguriks koolituste efektiivsuse tagamiseks on tehnoloogia kasutamine. Tehnoloogia kasutamisel koolituses on ainult üks eesmärk: muuta koolituste korraldamine efektiivsemaks ja selgemaks. Olgu selleks aja võitmine, koolitaja koormuse vähendamine, andmete kiire haldus või ka koolituse sisu selgitamine läbi visuaalsete efektide. Kahjuks kiputakse tehnoloogiat kasutama tehnoloogia pärast ja koolitaja on sunnitud rohkem keskenduma tehnoloogia enda kasutamisele või selle kasutamisega seotud probleemide lahendamisele. Kõige lihtsam näide on virtuaalkoolitused, kus igaüks on puutunud kokku erinevate probleemidega ning näinud, kuidas koolitaja on kimpus keskkonnaga. Tehnoloogia ja erinevate rakenduste kasutamisel koolitustel tuleb arvestada kahe olulise teguriga. Esiteks peab ta oma funktsionaalsuselt toetama nii koolitajaid kui ka koolitatavaid ning pakkuma teatud lisandväärtust. Selleks võivad olla näiteks koolitusmaterjalide jagamine ja haldus, teadmiste ja oskuste kontroll,  koolitusjärgse toetuse pakkumine, tähtsate juhendmaterjalide jagamine jne.  Teiseks tuleb tehnoloogia või rakendamise kasutamist õpetada nii koolitajale kui ka koolitatavatele. Enamus probleeme tehnoloogia kasutamisel tulenevadki vajalike teadmiste ja oskuste puudumisest. Tehnoloogia eesmärgipärane kasutamine aitab kokku hoida kulusid ning lihtsustada erinevate osapoolte tööd.

Koolitus nagu iga teine organisatsiooni tugiteenus võib saada määravaks müügiedu tagamisel. Kõike võib jooksvalt ja paindlikult lahendada, kuid mida suuremaks läheb klientuur, seda keerulisemaks muutub koolituste haldus. Seetõttu läbimõeldud ja ärimudeliga sünkroonis ülesehitatud klientide ja partnerite koolitussüsteem aitab säästa ressursse ning võimaldab kiiresti kohaneda olukorraga. Kui põhiasjad on paigas, siis detailide täpsustamine või kohandamine on märkimisväärselt lihtsam. Samuti aitab suurt koormust leevendada tehnoloogia ja erinevate rakenduste kasutamine, kuid seegi peab olema läbimõeldud.