Kui organisatsiooni eduks oleks vaja ainult üksikute inimeste panusest, oleks olukord üsna lihtne. Sama inimene hindaks olukorda, seaks eesmärgi, otsustaks, mida teha, teeks vajalikud tegevused ja hindaks tulemust. Eraldi juhtimissüsteemi selleks vaja ei oleks. Vajadus juhtimise järele tekib siis, kui ühise eesmärgi saavutamisse lisanduvad teised inimesed, erinevad teadmised, rollid, ressursid ja omavahelised sõltuvused. Mida suuremaks ja keerukamaks organisatsioon muutub, seda vähem saab eeldada, et kõik vajalikud tegevused sobituvad iseenesest üheks tervikuks.

Siit algab minu jaoks juhtimise mõtestamine. Juhtimise vajadus ei tulene esmajärjekorras vajadusest inimesi kontrollida või suunata, vaid sellest, et organisatsioon peab suutma ühendada paljude inimeste otsused ja tegevused ühise eesmärgi saavutamiseks.

Organisatsiooni kasvades kasvab koordineerimise vajadus

Ühes organisatsioonis võivad töötada väga professionaalsed inimesed, kellest igaüks teeb oma valdkonnas põhjendatud otsuseid. Sellest hoolimata ei pruugi nende otsuste kogum anda organisatsiooni jaoks parimat tulemust. Põhjus on lihtne: inimene näeb paratamatult organisatsiooni eelkõige oma rolli, teadmiste ja vastutusala kaudu. Müük vaatab klienti ja turgu, tootmine võimekust ja ressursse, finantsid tasuvust ja riske ning personal inimesi puudutavaid küsimusi. Kõik need vaatenurgad on vajalikud, kuid ükski neist ei esinda eraldi organisatsiooni tervikut.

Mida rohkem inimesi ja üksusi ühise tulemuse loomises osaleb, seda rohkem tekib nende tegevuste vahele sõltuvusi. Ühe üksuse otsus loob teisele töö, seab piirangu või uue vajaduse. Ühes kohas tehtud optimeerimine võib parandada selle üksuse tulemust, kuid samal ajal muuta teise üksuse töö keerulisemaks või kahjustada organisatsiooni üldist tulemust. Sellises olukorras ei piisa enam sellest, et igaüks teeb oma tööd võimalikult hästi. Vaja on mehhanismi, mis aitab siduda erinevad otsused ja tegevused ühise eesmärgiga.

Just seda rolli täidab juhtimine. Juhtimise üks keskseid ülesandeid on luua seos organisatsiooni üksikute osade vahel, et nende tegevus ei kujuneks lihtsalt paljude heade kavatsuste summaks, vaid moodustaks eesmärgipärase terviku. Mida keerukamaks muutub organisatsioon, seda olulisemaks muutub võime koordineerida mitte ainult inimeste tööd, vaid ka eesmärke, otsuseid, ressursse ja nendevahelisi sõltuvusi.

Juhtimine ei ole ainult inimeste mõjutamine

Juhtimist kirjeldatakse sageli inimeste kaudu. Juht seab suuna, motiveerib, arendab, toetab, annab tagasisidet ja kujundab meeskonda. Need on olulised juhtimistegevused, kuid kui juhtimine taandada ainult neile, jääb osa organisatsiooni toimimisest selgitamata. Enne seda, kui saab inimestelt oodata head tulemust, peab organisatsioon olema teinud terve rea teisi otsuseid: mida soovitakse saavutada, millised tegevused on selleks vajalikud, kes mille eest vastutab, milliseid otsuseid saab inimene ise teha ja kuidas erinevad rollid omavahel kokku sobituvad.

Seetõttu käsitlen juhtimist laiemalt kui inimeste mõjutamist. Juhtimine on protsess, mille kaudu organisatsioon mõistab oma olukorda, määrab eesmärgid, kavandab nende saavutamiseks vajalikud tegevused, loob elluviimiseks vajalikud tingimused, suunab tegevust ning hindab, kas organisatsioon liigub soovitud tulemuse poole. Inimeste juhtimine on selles protsessis väga oluline ja lahutamatu osa. Ükski struktuur, protsess ega tehnoloogia ei saavuta tulemust iseseisvalt. Samas ei saa inimeste juhtimine asendada otsustamist, koordineerimist, eesmärkide selgust ega organisatsiooni kui terviku kujundamist.

See eristus on oluline ka praktiliselt. Kui organisatsiooni probleemi tõlgendatakse automaatselt inimeste või juhtide probleemina, hakatakse lahendust otsima sageli koolitusest, motivatsioonist või juhtimisstiili muutmisest. Need võivad olla õiged sekkumised, kuid ainult juhul, kui probleemi põhjus tõesti asub seal. Kui tegelik takistus on ebaselges eesmärgis, vastuolulistes rollides või otsustusõiguse puudumises, ei lahenda järjekordne suhtlemiskoolitus seda probleemi.

Juhtimine muudab üksikud panused organisatsiooni tulemuseks

Organisatsiooni võimekus ei sünni sellest, et ühes kohas on head spetsialistid, teises tugev juht ja kolmandas hästi kirjeldatud protsess. Tulemus sünnib sellest, kuidas need osad omavahel toimivad. Juhtimine loob mehhanismi, mille kaudu üksikisikute teadmised ja otsused seotakse organisatsiooni eesmärgiga ning erinevate inimeste panustest kujuneb tervik.

See aitab ka mõista, miks organisatsioonides võib tekkida paradoksaalne olukord, kus peaaegu kõik teevad oma tööd hästi, kuid tulemus tervikuna ei ole piisavalt hea. Üksikute rollide vaates võib kõik olla selge. Iga juht optimeerib oma vastutusala, iga spetsialist teeb professionaalseid otsuseid ning igaüksus täidab talle seatud ülesandeid. Kui aga puudub piisav koordineerimine, võivad need lokaalsed õiged otsused hakata üksteist neutraliseerima. Organisatsiooni seisukohalt ei ole seetõttu määrav ainult otsuste kvaliteet eraldi võetuna, vaid ka nende koostoime.

Juhtimise tegelik väärtus avaldubki selles, kas organisatsioon suudab tegutseda tervikuna. Kui inimeste tegevused, otsused ja ressursid on seotud ühise eesmärgiga, suureneb organisatsiooni võimekus. Kui iga osa tegutseb valdavalt oma vaatenurgast, võib organisatsioonis olla palju professionaalsust ja palju tööd, kuid ikkagi vähe ühist liikumist.

Juhtimise ülesanne on luua tingimused

Kui juhtimist vaadata organisatsiooni eesmärgi saavutamise mehhanismina, muutub ka juhi roll. Juhi väärtus ei seisne ainult selles, kui palju ta ise otsustab, kui kiiresti ta probleeme lahendab või kui palju inimesi tema poole pöördub. Tegelikult võib väga suur sõltuvus juhist olla hoopis märk sellest, et organisatsioon ei ole veel suutnud kujundada piisavalt selgeid tingimusi iseseisvaks tegutsemiseks.

Juht peab looma olukorra, kus inimesed saavad teha oma rollis häid otsuseid. Selleks on vaja selgeid eesmärke, mõistetavaid vastutusalasid, otsustusõigust, vajalikku informatsiooni ja toimivaid koostöömehhanisme. Kui need tingimused on olemas, ei pea juht iga probleemi ise lahendama. Inimesed saavad kasutada oma teadmisi seal, kus need teadmised tegelikult asuvad, ning juht saab keskenduda organisatsiooni kui terviku toimimisele.

See ei tähenda juhi eemaldumist organisatsiooni igapäevaelust. Vastupidi, juhi vastutus muutub laiemaks. Tema ülesanne ei ole täita organisatsioonis kõiki puuduvaid lünki oma isikliku sekkumisega, vaid märgata, miks need lüngad tekivad, ja kujundada süsteemi nii, et organisatsioon suudaks tulevikus sarnase olukorraga paremini toime tulla.

Juhtimine kui eesmärgi saavutamise mehhanism

Sellest vaatenurgast saab juhtimist käsitleda organisatsiooni eesmärgi saavutamise mehhanismina. Juhtimine aitab organisatsioonil mõista, kuhu ta liigub, valida selleks sobiva tegevussuuna, siduda omavahel erinevate inimeste ja üksuste tegevused ning luua tingimused, kus inimesed saavad oma teadmisi tulemuslikult kasutada. Juhtimine ei ole seega üks tegevus teiste hulgas, vaid protsess, mille kaudu organisatsioon muudab oma eesmärgi koordineeritud tegevuseks.

Selle käsitluse oluline tagajärg on see, et juhtimist ei saa hinnata ainult juhi isiku või tema juhtimisstiili kaudu. Sama oluline on vaadata, kuidas organisatsioon tegelikult toimib. Kas inimesed saavad teha oma rollis vajalikke otsuseid? Kas erinevate üksuste tegevused toetavad üksteist? Kas vastutus ja otsustusõigus on omavahel kooskõlas? Kas organisatsioon suudab kohaneda ilma, et iga muutus nõuaks juhi otsest sekkumist? Need küsimused näitavad juhtimise kvaliteeti sageli rohkem kui ükski üksik juhtimisvõte.

Kui eelmises artiklis oli lähtekohaks mõte, et organisatsioon eksisteerib eesmärgi saavutamiseks, siis siit tuleb järgmine loogiline samm: juhtimine on mehhanism, mis aitab organisatsioonil selle eesmärgi poole tervikuna liikuda. Järgmises artiklis vaatlen organisatsiooni kui süsteemi ning seda, miks organisatsiooni võimekus ei ole lihtsalt tema inimeste, meeskondade ja teiste osade võimekuste summa.