JUHTIMISE ARENGUPROGRAMM
Ühtne juhtimisrütm vähendab juhuslikku juhtimist.
Organisatsioonis ei pea kõik juhid juhtima ühtemoodi. Küll aga peab olema piisavalt ühine arusaam sellest, millal, mille kohta ja kuidas juhtimine toimub.
Juhtimise arenguprogrammi eesmärk on kujundada organisatsioonis ühtne juhtimisrütm, mis seob eesmärgid, prioriteedid, vastutuse, otsustamise, üks-ühele kohtumised, meeskonna koosolekud, tagasiside ja järeltegevuse üheks tervikuks.
Tulemus ei ole lihtsalt rohkem juhtimisteadmisi.
Tulemus on juhtimine, mis toimub regulaarselt, teadlikult ja sarnase loogika järgi kogu organisatsioonis
Miks on ühtset juhtimisrütmi vaja?
Heade juhtide olemasolu ei tähenda veel ühtset juhtimist.
Ühes organisatsioonis võib olla palju häid juhte, kuid igaüks juhib oma loogika järgi. Üks peab üks-ühele kohtumisi iga nädal. Teine siis, kui tekib probleem. Üks annab töötajale laia otsustusruumi. Teine tahab kõik otsused enne üle vaadata. Ühes meeskonnas on koosolekul selge eesmärk, otsused ja järeltegevus. Teises on koosolek pigem infovahetus. Üks juht kasutab arenguvestlust pikaajaliseks arenguks. Teise jaoks on see kord aastas täidetav vorm. Kõik need juhid võivad olla professionaalsed.
Probleem tekib siis, kui töötaja, meeskonna või organisatsiooni juhtimiskogemus sõltub liiga palju sellest, millise juhi alla inimene sattus.
Juhtimisrütm loob organisatsioonis ühise juhtimisloogika ilma juhtide isikupära ära võtmata.
Mis on juhtimisrütm?
Juhtimisrütm on korduvate juhtimistegevuste süsteem, mille kaudu juht hoiab nähtavana:
- eesmärgid;
- prioriteedid;
- vastutuse;
- otsustusruumi;
- töö edenemise;
- probleemid;
- tagasiside;
- inimese arengu.
See ei ole koosolekute kalender.
Juhtimisrütm vastab küsimusele:
Millal ja kuidas peab oluline juhtimisteema juhi ning töötaja või meeskonna vahel nähtavaks muutuma?
Näiteks ei peaks töötaja eesmärgid tulema jutuks ainult arenguvestlusel.
Probleem ei peaks esimest korda muutuma nähtavaks siis, kui tulemus on juba ebaõnnestunud.
Juht ei peaks avastama kuue kuu pärast, et töötaja mõistis tema ootusi hoopis teisiti.
Juhtimisrütm loob regulaarsed kohad, kus need küsimused saavad õigel ajal nähtavaks.
Programmi eesmärk - kujundada organisatsioonis ühine juhtimisrütm.
Programmi lõpuks peab organisatsioonis olema selgem:
Mida juhilt oodatakse?
Millised juhtimistegevused kuuluvad tema töö juurde sõltumata juhtimisstiilist või isiklikest eelistustest?
Milline on meeskonna juhtimisrütm?
Millal vaadatakse üle olukord, prioriteedid, tulemused, probleemid ja järgmised sammud?
Milline on inimese juhtimisrütm?
Kuidas seostuvad üks-ühele kohtumised, tagasiside, arenguvestlus ja igapäevane töö?
Kuidas liiguvad otsused ja vastutus?
Mida otsustab juht, mida töötaja ning millal peab küsimus liikuma järgmisele tasandile?
Kuidas toimub järeltegevus?
Kuidas tagada, et kokkulepe ei lõpe kohtumise või koosoleku lõppemisega?
Mida ühtne juhtimisrütm ei tähenda?
See ei tähenda, et kõik juhid muutuvad ühesuguseks.
Juhtimisstiil sõltub inimesest, olukorrast, meeskonnast ja ülesandest. Ühtne juhtimisrütm loob miinimumraami, mille sees juht saab kasutada oma kogemust ja isikupära.
Kuid organisatsioon võib kokku leppida, et:
- regulaarne 1:1 peab toimuma;
- sellel on kindel eesmärk;
- seal vaadatakse üle teatud juhtimisküsimused;
- kokkulepped jõuavad järeltegevusse.
Sama kehtib koosolekute, tagasiside, delegeerimise ja arenguvestluste kohta.
Standardiseerime juhtimise loogikat, mitte juhi isiksust.
Kellele programm sobib?
Programm sobib eriti hästi organisatsioonile, kus:
- juhid juhivad väga erineva loogika järgi;
- juhtimiskvaliteet sõltub liiga palju konkreetse juhi kogemusest;
- töötajad saavad erinevates üksustes väga erineva juhtimiskogemuse;
- üks-ühele kohtumised toimuvad ebaregulaarselt või väga erineva kvaliteediga;
- arenguvestlused ei ole seotud igapäevase juhtimisega;
- koosolekuid on palju, kuid juhtimisrütm on ikkagi nõrk;
- juhid sekkuvad probleemidesse liiga hilja;
- töötajad küsivad liiga palju üle;
- vastutus ja otsustusruum ei ole alati selged;
- organisatsioon soovib kasvatada juhtide võimekust ilma igale juhile täiesti erinevat süsteemi ehitamata.
Programmi loogika
1. Kaardistame tänase juhtimisrütmi
Enne uue rütmi kujundamist tuleb aru saada, kuidas juhtimine praegu tegelikult toimub.
Vaatame näiteks:
- millised juhtimiskoosolekud toimuvad;
- kui regulaarselt peetakse üks-ühele kohtumisi;
- kuidas toimuvad arenguvestlused;
- kuidas juhid annavad tagasisidet;
- kuidas delegeeritakse;
- kuidas määratakse vastutus;
- milliseid otsuseid juhid ja töötajad ise teevad;
- kuidas toimub kontroll ja järeltegevus;
- millal probleemid muutuvad juhile nähtavaks.
Eesmärk ei ole otsida „valesti juhtivaid juhte“.
Eesmärk on näha, kus organisatsiooni juhtimisrütm on tugev ja kus sõltub juhtimine juhusest.
2. Lepime kokku ühise juhtimisraami
Milline peab juhtimine meie organisatsioonis välja nägema?
Juhtkonnaga pannakse paika põhimõtted, mis peaksid läbima kõiki juhtimistasandeid.
Näiteks:
- milline on juhi roll;
- milline on töötaja vastutus;
- kuidas seatakse eesmärke ja prioriteete;
- kuidas jagatakse otsustusõigust;
- milline on regulaarne juhtimisrütm;
- milliseid kohtumisi juhilt oodatakse;
- kuidas toimub probleemide eskaleerimine;
- kuidas toimub järeltegevus.
See loob organisatsiooni juhtimisele ühise karkassi.
3. Kujundame juhtimise põhiringi
Programmi keskmes on viis omavahel seotud juhtimisküsimust.
1. Mis toimub? Juht peab looma piisava olukorrapildi.
2. Mida me peame tegema? Eesmärgid, prioriteedid ja järgmised sammud.
3. Kes vastutab? Rollid, ülesanded, ressursid ja sõltuvused.
4. Mida võib inimene ise otsustada? Ootused, kvaliteedipiir ja otsustusruum.
5. Kuidas me teame, kuidas läheb? Tagasiside, kontroll ja korrigeerimine.
Need viis küsimust ei ole üks koolitusmoodul.
Need moodustavad juhtimisrütmi, mis kordub erineva sagedusega kogu organisatsioonis.
4. Viime juhtimisrütmi juhi igapäevatöösse
Ühine juhtimisrütm saab päriselt toimida ainult siis, kui juhid oskavad kasutada selleks vajalikke tööriistu.
Programmi praktilised teemad sisaldavad lisaks juhtimisrütmi etappe ka :
Meeskonna koosolekud: Kuidas luua ühine olukorrapilt, otsustada prioriteedid ja viia kokkulepped tegevuseks?
Üks-ühele kohtumine: Kuidas märgata probleeme varem, hoida fookuses eesmärke ja toetada töötaja iseseisvust?
Delegeerimine: Kuidas anda üle mitte ainult ülesanne, vaid ka vastutus ja piisav otsustusruum?
Tagasiside: Kuidas muuta tagasiside loomulikuks osaks juhtimisrütmist?
Arenguvestlus: Kuidas siduda pikemaajaline areng igapäevase töö ja regulaarsete üks-ühele kohtumistega?
Kontroll ja järeltegevus: Kuidas jälgida tulemust ilma mikromanageerimiseta?
Olukorrapõhine juhtimine: Kuidas muuta juhi sekkumise tugevust vastavalt inimese valmisolekule ja konkreetsele olukorrale?
Juhtimisrütm kolmel tasandil
ORGANISATSIOON
Juhtkonna rütm
- olukorrapilt,
- eesmärgid,
- prioriteedid,
- otsused,
- ressurss,
- kõrvalekalded.
MEESKOND
Juhi ja meeskonna rütm
- meeskonna prioriteedid,
- vastutus,
- koordineerimine,
- probleemid,
- otsused,
- järeltegevus.
INIMENE
Juhi ja töötaja rütm
- 1:1,
- eesmärgid,
- ootused,
- otsustusruum,
- tagasiside,
- areng.
Need kolm tasandit peavad omavahel kokku töötama.
Kui juhtkonna prioriteet ei jõua meeskonna töösse või töötaja probleem ei jõua õigel ajal juhini, on juhtimisrütmis katkestus.
Programmi tegelik õppimismudel
Koolituspäev on ainult üks osa programmist.
Juhtimisrütmi ei saa õppida slaididelt.
Seetõttu toimub areng tsüklina:
ÕPI → RAKENDA → ANALÜÜSI → KORRIGEERI → KORDA
Näiteks:
juht õpib 1:1 põhimõtted → rakendab neid oma inimestega → analüüsib kogemust → korrigeerib praktikat → muudab selle regulaarseks juhtimisrütmiks.
Alles siis on tekkinud tegelik muutus.
Milline võiks programm olla?
Tüüpiline kestus: 4–6 kuud
1 kuu
Diagnostika ja juhtkonna kokkulepped
2 kuu
Juhi roll, eesmärgid, vastutus ja otsustamine
3 kuu
Koosolekud, delegeerimine ja juhtimisrütm
4 kuu
Üks-ühele kohtumised ja tagasiside
5 kuu
Arenguvestlus ja töötaja areng
6 kuu
Kontroll, järeltegevus ja juhtimisrütmi kinnistamine
Täpne järjestus sõltub organisatsiooni vajadusest.
Programmi väljund
Programmi tulemus ei peaks olema ainult „koolitatud juhid“.
Organisatsioonile jääb:
Ühine juhtimisraam: Kokkulepe selle kohta, millist juhtimist organisatsioon juhtidelt ootab.
Juhtimisrütmi mudel: Millised juhtimistegevused toimuvad, millise sagedusega ja millise eesmärgiga.
Juhtide praktilised oskused: Juhid ei saa ainult tööriistu, vaid kasutavad neid programmi jooksul päris töös.
Rakenduskogemus: Programmi lõpuks ei alustata uue juhtimisrütmi rakendamist.
Ühised juhtimispraktikad
Näiteks:
- olukorra analüüs,
- planeerimine ja organiseerimine,
- juhiste andmine ja järeltegevuste loogika,
- 1:1 raam,
- meeskonna koosoleku loogika,
- arenguvestluse ülesehitus,
- delegeerimise põhimõtted,
- tagasiside põhimõtted.
Mida organisatsioon võidab?
Vähem juhuslikku juhtimist
Olulised juhtimistegevused ei sõltu ainult sellest, mida konkreetne juht parasjagu oluliseks peab.
Varem nähtavad probleemid
Regulaarne juhtimisrütm toob probleemid nähtavale enne, kui need muutuvad suureks.
Rohkem töötajate iseseisvust
Selgemad ootused ja otsustusruum vähendavad üleküsimist.
Vähem juhi operatiivset koormust
Juht ei pea pidevalt reageerima, sest juhtimisrütm loob regulaarse info- ja otsustusvoo.
Ühtlasem juhtimiskvaliteet
Töötaja juhtimiskogemus ei sõltu enam ainult sellest, millise juhi meeskonda ta satub.
Selgem seos juhtimistasandite vahel
Juhtkonna, meeskonna ja töötaja juhtimisrütm hakkavad töötama ühe loogika järgi.
Mida programm ei ole?
See ei ole standardiseeritud juhtimisstiili programm.
Juhtidele jääb nende isikupära.
See ei ole koolituskalender.
Koolitused on juhtimisrütmi rakendamise vahend.
See ei ole ainult HR-programm.
Juhtimisrütm vajab juhtkonna kokkulepet ja tuge.
See ei ole ühekordne inspiratsiooniprojekt.
Eesmärk on muuta korduvat juhtimiskäitumist.
Programmi keskne lubadus:
Programmi lõpuks ei pea juhid juhtima ühtemoodi. Nad peavad juhtima piisavalt ühise rütmi järgi.
Kui iga juht juhib oma süsteemi järgi, ei ole organisatsioonil veel ühist juhtimisrütmi.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Juhtimise arenguprogrammi eesmärk on luua raam, milles juhid saavad olla erinevad, kuid juhtimise põhiloogika püsib organisatsioonis ühine.
Esimesel vestlusel vaatame:
- milline juhtimisrütm teil täna olemas on;
- kus on suurimad erinevused;
- millised juhtimispraktikad vajavad korrastamist;
- millised juhid peaksid programmis osalema;
- kui pikk programm oleks realistlik.